自分が結婚式に招待されていたときには、あまり気にもしなかったのですが、招待する側になると結婚シビアに考えないといけないのが、宿泊手配です。2次会3次会と遅くまで結婚式の日に飲みが続くような場合は、遠くから来ている人は帰れないですから、宿泊を手配してあげたいですが、全員分手配していると金額がものすごいことになってしまいます。宿泊手配が必要な人、要らない人をきちんと把握して宿泊を手配した体験談を書きました。
１，自分が招待されたときに宿泊手配してくれた人を思い出す
一番最初にやることは「自分が招待されたときに宿泊手配してくれた人を思い出す」ことです。これって意外と思い出せないんですよね。
本当は自分が招待されたときに渡したご祝儀と、そのときにもらった交通費、宿泊費などをすべてチェックしてあれば良いのですが、なかなかそこまでしている人っていないと思います。
まずは、結婚式の招待客の中で、自分が結婚式に呼ばれたことがある人を思い出し、その中から宿泊を手配してくれた人をピックアップしましょう。
２，宿泊を手配する人を選ぶ
実際に宿泊を手配する人を選びましょう。ぼくたちが招待客の宿泊を手配するときに基準にしたのが、
・結婚式場と同じ県内の人は手配しない
・自分が招待されたときに手配してくれた人は手配する
・3県以上離れたところから来てくれる人は手配する
という基準で手配しました。この「3県以上」という基準がとても難しいです。このあたりは交通機関的に来やすい場所は取らなかったり、隣の県でも遠回りしないと来れないような人は手配したりと結構苦労しました。
予算に余裕があればやっぱりたくさん取ってあげたいですが、なかなか予算の都合で難しいところがあります。
３，部屋割りを決める
宿泊手配をする人が決まったら部屋割りを決めていきます。基準としては、
・男男、女女で知り合いはツインルーム
・男女でカップル、夫婦はダブルルーム
・知り合いと組み合わせられない人はシングルルーム
・家族連れは個別対応
という感じです。ここは結構簡単に決まりましたが、個別対応がなかなか難しい。夫婦と1歳くらいの子供、または夫婦と子供二人などの場合は本当は和室が楽なのですが、周りに和室の部屋がないところで、ビジネスホテルばかりだったので苦労しました。
結局、それぞれに連絡をして要望を聞いて、夫婦と子供一人のところは大きめなダブルベッドのある部屋、夫婦と子供二人のところはツインルームという形で承諾がとれました。
４，部屋探し
実際に部屋探しをしたのは結婚式の2ヶ月前くらいでしたが、ここで「もっと早くやっておくべきだった、、、」と思いました。結構な人数を手配するので、安いホテルを探していると小さくて部屋数が少なくて大勢部屋を確保できなかったりするので、いくつかのホテルに分かれることになります。また、取ろうと思っていた部屋が喫煙室しかなく、妊婦の招待客には泊まらせられなくて急遽部屋を変更したこともありました。
部屋探しに使ったのは、「じゃらん」です。いろんなサイトがあるのですが、やっぱりじゃらんが一番ラクに予約できるし、ポイントが使えます。楽天ポイントを集めている人は「楽天トラベル」でも良いと思いますが、個人的には「楽天トラベル」が見にくかったため、使い慣れた「じゃらん」にしました。
決まったら早めに部屋を取ることを薦めます。ホテルの部屋って結構ギリギリまでキャンセル出来る場合が多く、ぼくが取ったときは前日までキャンセル可能でした。ですから早めに予約して部屋を抑えておけば安心です。
５，直接、大量に部屋を確保すると割引が効くか？
もし、結婚式をホテルで挙げるのなら、会場の人に聞いてホテルがいくらで取れるのか確認しましょう。結婚式ができるくらいのホテルだと割引が効いてももしかしたら結構高いかもしれませんが、一応聞くと良いと思います。
また、人数とホテルが決まったら一度直接電話してみると良いかもしれません。ぼくは、直接電話して大量に部屋を取れば割引が効くかと思って電話してみましたが、そのホテルは連泊なら割引を考えるけど、一泊で大量の部屋を取っても割引は効かず、それなら「じゃらん」で取ったほうがいろんなプランがあって安くなるとホテルの人に教えてもらいました。
もしかしたら、一泊でも大量の部屋を取るとなれば割り引いてくれるところもあるかもしれません。一度交渉してみるのもひとつの選択肢だと思います。
・まとめ
結婚式参加者の宿泊者の手配は、「とにかく早く部屋を確保すること」です。とりあえずそこにつきます。多ければキャンセルすれば良いですし、少なければ追加出来ますが、部屋が埋まってしまうと取ろうにもとれず、結局高い部屋しか空いてなく、自分たちで負担する宿泊費が高くつくことになります。
宿泊費を安く抑えたいならとにかく「早く」部屋を抑えることです。