結婚式2次会の準備〜その2 出席確認と幹事と打ち合わせすること

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「結婚式2次会の準備〜その1 2次会に呼ぶ人の選定と2次会会場のチェックポイント」で、

1.2次会へ呼ぶ人の選定

2.2次会会場選び

3.2次会会場の予約

をしましたが、まだまだやることはあります。次は出席確認と幹事との打ち合わせです。

 

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4.2次会の出席確認(2ヶ月前〜3ヶ月前)

2次会会場を抑えたら次は出欠確認を取ります。最初に作ったデータベースを元に声をかけていきましょう。出欠確認のメールには、

・2次会会場の名前

・2次会会場の住所

・2次会会場の詳細データへのリンク

・受付開始時間

・開始時間

・会費

・式場、駅などからの距離感や簡単な説明

・返信期限

などを記載して送りました。2次会会場の食べログのページのリンクを貼って送ったのですが、iPhoneで迷惑メール設定でリンク付きのメールを拒否している人がいて、その人には届かなかったので、リンクは無い方が良いかもしれません。

会費はぼくは、この時点で決まっていなかったので未定として送りました。わかれば送りたいのですが、幹事がこれから決めることなので、とりあえず未定で出欠確認メールを送りましたが、苦情はなかったです。

結婚式場や主要な駅からの距離感や簡単な説明をつけてあげると助かると思います。遠くの人は、会場周辺の地理がわからないので、こういったことで喜ばれます。

返信期限は必ずつけましょう。1週間くらいの期限で良いと思います。あまり長いと忘れてしまいますし、短すぎるのは失礼ですし、1週間くらいが調度良いのではないでしょうか。新婦側の友達と新郎側の友達で返信の状況を見ていましたが、やっぱりこういう時って女性は早いですね。新郎側の友達は催促しないと返信が返ってこない人も何人かいました。

 

5.幹事の選定(2ヶ月前〜3ヶ月前)

幹事との打ち合わせをします。まず、幹事の選定としては、

・幹事に慣れている人

・仲の良い大きなグループ

・披露宴で大きな役がない人

・2次会会場の近くに住んでいる人

にお願いするとスムーズに進むと思います。

ぼくの周りではすでに何人も結婚していましたから、幹事を何度もやっていて慣れている人がいました。そういう人は、以前幹事をしたときのデータを持っていますし、プログラムや司会の流れの表、収支表などを持っているので、話がスムーズに進みます。

仲の良い大きなグループの人に頼むことも重要だと思いました。今回、新郎と新婦の共通の大学時代の友人が20人くらい来たのですが、その中の人に幹事を頼んだので幹事以外でも景品などの荷物の搬入、受付、音楽係、司会、当日のゲームのアシスタントなど大勢の人が必要でしたが、みんなが手伝ってくれたので助かりました。チームワークが良いグループの人に頼むと、連携がスムーズなので安心します。

いくら仲が良くても3人組とか人に頼むと司会、受付、音楽など当日やることが多いので人出が足りなくなると思います。10人くらいはいるグループの方が良いでしょう。

披露宴で大きな役がある人に頼むと大変になるので、披露宴で余興をやる人などは外して考えましょう。

できれば2次会会場の近くに住んでいる人に頼んだ方が、現場確認をしたりするのに便利です。ぼくのときは、2次会会場から車で2時間くらいかかる人に2次会の幹事をお願いしてしまいました。結局、幹事は会場に下見に行ってないですが、店と電話でやりとりしてなんとかなったようです。でも、やっぱり近いほうが何かと便利ですよね。

結婚式の2次会を何度か経験しましたが、幹事選びの成功の秘訣としては、「責任感があって仕事が早い人」をトップにして、「動きが良くて、細かいことをしてくれる人」をサポートにつけると成功します。3人ぐらい選んで「みんなで相談しながらお願いします」という頼み方になると、結局、連絡がうまく行き渡らなかったりして、新郎新婦が結婚式の準備に忙しい時に2次会のことまで手を回さないといけなくなります。

そうならないように、必ずトップを1人決めて、サポートして貰う人数人に新郎から声をかけておきましょう。そうすれば、新郎新婦は幹事のトップを連絡を取り合って、その連絡を幹事が他の人に回してくれるので、新郎新婦が余計な心配をしなくてすむようになります。

 

6.幹事と打ち合わせすること(2ヶ月〜3ヶ月前)

幹事と打ち合わせをすることはいくつかあります。

・全体の流れをどうするか?

・ゲーム余興などをどうするか?

・BGMをどうするか?

・入場はどうするか?

・退場はどうするか?

・予算の希望はあるか?

・やりたいことはあるか?

などです。

 

・全体の流れをどうするか?

最初に全体のコンセプトのようなものを決めます。2次会で多いのはビンゴゲームをしたり、クイズやゲームなどですが、別にこれと決まっているわけではないので、やりたいことをやれば良いと思います。ある友達はバンドをしていたので、入場はバンドの演奏で入ってきて、途中でバンドに加わって自分も演奏して、途中は歓談。そして、最後にバンド演奏で唄を歌うという流れでした。

カラオケ大会にしても良いですし、ゲームなど一切ない完全な自由歓談の2次会もありました。

そういったやりたいこと、全体のコンセプトと流れを幹事に伝えてあげると打ち合わせがスムーズになります。

 

・ゲームなどの余興をどうするか?

ビンゴをしたりゲームをしたりするのであれば打ち合わせが必要です。ビンゴも普通にビンゴをするのか、景品は新郎新婦が選びたいのか? など。

ぼくのときの2次会では、受付で番号をひいてもらい、余興の時間になったら司会が余興を始め、クイズごとに受付でひいてもらった番号の人たちに出てきてもらって、クイズの正解者に商品を渡してくれていました。幹事がちゃんと全員クイズに参加して商品を受け取れる可能性があるようにしてくれて感動しました。

クイズの内容は、番号を呼ばれた男女5人がチームに分かれておこなう「ジェスチャー伝言ゲーム」や、チームごとに一言ずつ言葉をつないでいって新郎新婦にお祝いのメッセージを作るゲーム、新郎新婦の子供の頃の写真をあてるゲーム、最後は恒例の新郎が何秒でビールを一気できるかをあてるゲームでした。

やりたいことやこだわりたいことがあれば幹事に伝えれば良いですし、幹事と一緒になって2次会を作り上げても良いと思います。ただ、あんまり首をツッコミすぎると結婚式の準備もあるので、ものすごく忙しくなってしまうと思いますが。

 

・BGMをどうするか?

BGMは大きく分けて4つ決めれば良いと思います。「入場」「歓談」「ゲーム」「退場」こんな感じで決めれば良いでしょう。2次会会場に確認して音楽はCDにしないといけないのか、データだけ持っていけば良いのか、ipodなどの再生プレーヤーを持って行かないといけないのか、そのあたりはしっかりと確認しておきましょう。

音楽を手に入れて、事前に幹事の人に渡しておいたほうが、当日バタバタしなくて済みます。

 

・入場はどうするか?

入場は演出するか、普通に各テーブルを回りながら入ってくるか打ち合わせしましょう。大抵、2次会の入場は音楽をかけて普通に入ってきますが、披露宴で使ったオープニングムービーを使う人もいますし、カラオケを歌いながら入ってきた人もいました。

 

・退場はどうするか?

退場に関しても同じように何か演出をしたり、普通に出て行ったり、いろいろと検討してみると面白いと思います。

 

・予算の希望はあるか?

景品を少なくして予算を少なくしたいなどの意見があれば、事前に幹事と打ち合わせしましょう。なんとなくの希望金額があれば幹事に伝えておきましょう。ちなみに、今までで一番高かった2次会は7,500円でした。幹事をやるとわかるのですが、ちょっと料理や飲み物が高い店になって、人数のバランスが崩れたりすると、すぐに金額が上がってしまいます。2次会はお祝いだから金額のことを言う人も少ないと思いますが、それでも遠くから来てくれる人もいるので、なるべく安くしてあげた方が良いと思います。

 

・やりたいことはあるか?

その他にやりたいこと、演出などがあれば事前に幹事に伝えておきましょう。ぼくは、2次会の最後に新婦へのサプライズで2次会参加者全員で、プロポーズのときに使った音楽を使うということをしましたが、もちろん新婦には内緒で、幹事に協力してもらいました。

あと、黒いTシャツを2枚用意して、それぞれに蛍光ペンで新郎宛、新婦宛に2次会の出席者に落書きをしてもらいました。早めに幹事に伝えてペンなどを予算にいれて用意してもらいました。

チェキで写真を撮ってアルバムを作りたいという人も事前に幹事に言うと良いと思います。

こういったことはなるべく早く伝えて幹事と打ち合わせしたほうが良いと思います。

 

まだまだ2次会の準備は続きます。

つづく…

by カエレバ
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