結婚式と同じくらい重要なものが2次会です。2次会といえども出席者の確認や予算の確認、当日のスケジュールなどやることは非常にたくさんあります。急に2次会をやろうとして幹事に頼むとスケジュール的に余裕がないと怒られてしまいますので、2次会も披露宴会場と時間が決まったらなるべく早く行動していきましょう。
１．2次会へ呼ぶ人の選定（結婚式会場と時間がきまったらすぐ）
結婚式の会場と結婚式の場所が決まったら、次に2次会に声をかける人を考えます。2次会といっても多すぎると、多くの人数が入れるような店は少なくなります。ぼくの場合は最終で89人でした。なかなか多かったので、これだけの規模のパーティーが出来て貸し切りができる場所が少なかったので、会場選びに苦労しました。
とにかく一番最初にやることは、新郎と新婦の二人で話し合って2次会に声をかける人を考えることです。最初に一覧を作って、
・名前
・男か女か
・新郎側か新婦側か
・新郎、新婦との関係
・連絡
・出欠
という感じでExcelでデータベースを作ると良いです。男か女かというのは、ぼくたちの周辺の結婚式の2次会では会費制で男女に金額の差をつけていました。例えば、実際にぼくたちの2次会では「男6,500円 女5,000円」という価格設定でした。ですので、データベースを作るときに男と女ということが一発でわかるようにしておくと良いです。そして、表の一番下に男、女のそれぞれの合計が一発で出るようにしておくと便利でした。
次に、連絡用に「新婦側か新婦側か」「二人との関係」を書いておきます。こうしておくと連絡をするときにどちらの担当かわかりやすくなります。また、二人との関係、例えば「職場」とか「高校同級生」などと分けておくと後で見なおして声をかけていない人を探すときに便利です。
最後に「連絡」で連絡したかどうかのチェックをして、「出欠」で出欠の確認のチェックをしましょう。
都会なら大勢が入るような巨大なパーティー会場はたくさんあるかもしれませんが、田舎だと100人規模の会場を探すのは大変です。さらに、都会でも結婚式会場から移動するようなことになると結構面倒です。人数は計画的に増やしていくようにしましょう。
データベースで「新郎・新婦との関係」という項目を作りましたが、これが結構重要です。とりあえず、最初に声をかけたい人をどんどんデータベースに打ち込んでいけば良いのですが、最終的に人数の調整が必要になってくるときがあります。例えば「職場」という項目の人たちが10人いるとすると、10人に声をかけないといけなくなります。「あの人は声をかけてもらったのに、自分には声がかかってない」となると後々の人間関係にも関わってくるので、同じ仲間の人たちには同じように声をかけると良いです。
２．２次会会場選び（結婚式会場と時間がきまったらすぐ）
データベースを作ると、なんとなくの人数がわかってくると思います。そうしたら次に２次会会場を探しましょう。ネットで調べても良いですが、地元で飲み屋に詳しい人、結婚式場の人、ドレスショップの人などからも情報を得ると結構スムーズです。ぼくは、ドレスショップの人が進めてくれたところをいくつか見学して決めました。
２次会会場のチェックポイントとしては、
・音響設備（音楽の流し方、マイクがあるか等）
・プロジェクター（投影方法や接続できるケーブル、画面の比など）
・基本的な料理プラン
・基本的な飲み放題プラン
・人数から料理数を減らせるか
・会場が貸し切りできるか
・受付、退場までの流れ
・予約の流れとキャンセルの確認
・荷物の搬入
・テーブルの配置と上限人数
などを確認すると良いと思います。
・音響設備
音響設備は最近は音楽の入力端子があってそこにiPodやパソコンなどを接続できるようになっているところが多いので、そこまで問題ないと思います。マイクはゲームによっては何本あるかということが大切になったり、ワイヤレスかどうかも大切だと思います。
・プロジェクター
結婚式の2次会を受け付けているところは大抵プロジェクターがついていますが、例えばDVDやブルーレイなどの出力方式を確認しておくと良いです。以前、プロフィールムービーをブルーレイで出力したいと言っていた友達がいたのですが、会場の都合でDVDしか出力できませんでした。ぼくが2次会をした会場では、会場に最初からウィンドウズのパソコンが置いてあって、音楽や動画などデータを持ってきて自分で操作する方法でした。
・料理、飲み放題のプラン
基本的な料理プランと基本的な飲み放題プランも確認しておきましょう。できればこのときに80人なら80人とこちらの想定の人数を伝えて簡単に費用を出してもらう方が実感が湧きやすいと思います。
・料理を減らせるか
人数から料理を減らせるかは結構重要です。これは、80人の参加だけど、飲み放題は全員で、料理の数は60人分とすることで、費用を浮かせることができ、慣れている2次会の幹事は必ず交渉します。例えば、料理が1人2,500円で飲み放題が1人1,500円だとすると、80人で320,000円になりますが、これを料理を60人分にすることで、270,000円になり5万円も浮かせることが出来ます。5万円もあればその分ゲームの景品に回せます。
この交渉は結構大切なので、最初のときにできるかどうか確認しましょう。2次会って披露宴から出席している人が多く、披露宴の直後だとお腹が空いていないので、料理を食べない人が多いです。だから人数より減らしてもなくならないことも多いので、基本的に減らしても構わないでしょう。2次会の料理がなくなっていることって見たことないですからね。
こういう話はしっかり聞いて、細かくメモをとった方が良いです。ぼくは、ちゃんとメモを取っていたのですが、2次会の当日に近くなって人数とお金の段取りを取っていた段階で担当が変わって話に食い違いが発生したので、メモは重要です。
・会場が貸し切りできるか
話がわかる店だと大丈夫ですが、堅い店だと貸し切りの規定とかが結構厳しいので、これも確認しましょう。貸し切りしないと心配で気持ち良く騒げないですから。
貸し切りには人数の規定があると思います。何人以上で貸し切りになるか確認しましょう。また、これはドリンクの注文ベースで良いのか、料理の注文ベースなのかも確認しましょう。こちらは、ドリンクの注文ベースで80人集めたと思っても、お店側が料理を人数分注文しないと貸し切りにならないと言われたら、料理を人数分注文せざるを得なくなってしまいますから。この当たりもちゃんと聞いてメモしておきましょう。
・受付、退場までの流れ
受付、退場までの流れも確認しましょう。店にとっては飲み放題を提供する時間が2時間だとしてもお客さんは「幹事の準備」→「受付」→「入場」→「2次会」→「見送り」という流れで、2時間以上店を専有することになります。いつから受付できるのか、退場は何時までに出れば良いのかということをきちんと確認した方が良いです。
ぼくの場合、直前の打ち合わせで急に「退場は飲み放題が終わる時間とともに完了させてください。一分でも遅れればその分のペナルティが発生します。」と言われました。退場と言っても普通は見送りがあるので、15分くらいはかかります。しかも、その時間はまだ飲み放題の時間だと言われむちゃくちゃだと思いましたが、時間もなかったのでその店のルールに従いました。
最初は、その日の最後のパーティーなので後ろが余裕があるので大丈夫だと言われていましたが、途中で担当が変わって言うことが厳しくなりました。こういった話もあるので、メモを忘れないでください。
・予約の流れとキャンセルの確認
予約の流れは店によってルールが違うと思います。事前に手付金を払う必要があるのかどうかなど、事前に確認しましょう。また、キャンセルはいつまでならキャンセル料が発生しないかを確認して、キャンセル料が発生しないならとりあえず抑えましょう。
結婚式はやっぱり土曜日が人気で、秋や夏前などの気候が良く人気の季節は早めに予約が埋まってしまうので、キャンセル料がかからないのであれば、まずは会場を押さえることが大切です。抑えないと計画も立てられないですから。
・荷物の搬入
冬はコートなどの上着が増えますし、新郎と新婦は時間がなくて披露宴会場からそのままくるのであれば結構荷物が多くなります。さらに、2次会は景品などの荷物も自分たちだけで搬入しないといけません。
披露宴会場と違い、2次会をするようなレストランはギリギリのスペースで運営しているところが多いです。一応、荷物の搬入ができる時間と、そのスペースがあるかどうか聞いておくと良いです。
・テーブルの配置と上限人数
テーブルの配置図を一枚もらっておくとイメージが湧きやすいです。幹事に頼む時も便利なので、一枚もらっておきましょう。ぼくのときは、人数が増えたら立食パーティーになると言われました。日本人って立食パーティーはあまり好きじゃないと思うのですが、立食になる人数の上限を教えてもらえず、結局、半分立食になってしまいました。
結果的には2次会が成功したのでよかったですが、そういったことを事前に教えてもらえる店の方が良いと思います。
また、一番重要なことが人数の上限を確認することです。貸し切りで下限の人数を確認しましたが、上限の人数も確認しておきましょう。店側は無理してでも大勢入ってもらいたいという気持ちがあるのですが、2次会を開く側としては、遠くから来てもらって窮屈な席に座ってもらいたくないという気持ちがあります。そういったところを聞いてみましょう。
３．２次会会場の予約
以上のようなことを聞いて、気になった店があってキャンセル料がかからなければいくか実際に抑えましょう。また、日にちと時間を伝えないといけないと思いますので、披露宴当日の少しあとにします。
ぼくは、19時に披露宴が終了して退場と見送りが始まり、20時に2次会の受付開始で、20時半に2次会開始でしたが、かなりギリギリのスケジュールになりました。もう30分余裕があると良いと思うので、披露宴終了から2時間後に2次会開始くらいが調度良いと思いました。
このときの予約では大体の人数を店側に伝えておきます。
長くなったので、続きます…
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